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关于做好我校外事工作材料归档工作的通知

来源:本站编辑 发布时间:2019-03-14 10:34:23

关于做好我校外事工作材料归档工作的通知

 

 各相关学院、处室:

随着我校国际化教育不断发展,校内外事档案的统一管理显得尤为重要。为加强和规范学校外事材料管理,加快推进教育部本科教学合格评估整改工作,根据《无锡太湖学院外事工作管理办法》《无锡太湖学院档案管理办法》,国际交流与合作处档案室联合开展外事工作材料归档工作,现将有关事项通知如下

一、归档范围

1.综合性材料:有关国际合作与交流(包括港澳台)工作的文件,学校外事工作规章制度、计划、总结、规划等,外事工作统计表,外事工作会议材料,外事工作大事记,接待外宾计划、登记表等,承办的重要会议、重大时间、重要活动等形成的成套材料;

2.出国(境):校内出国(境)人员的批复、审批(备案)表等文件,出国考察、访问及参加国际会议材料,出国留学、科研有关材料,出国进修、留学取得学位及研究成果论文各类证书(影印件),出国人员回国小结和工作汇报,投递国外的学术论文,国际学术会议论文;

3.聘请外籍专家、教师:聘请外籍人士的计划、批复等管理性工作材料,外籍教师、专家学者及友好人士来校讲学的稿件、教材等,外国党政官员、各界人士来校参观访问的材料;

4.国际合作与会议:中外合作办学、合作科研、校际交流的协议、备忘录等,学院完成的国际合作项目、成果材料,外宾赠送的礼品及赠予外宾的礼品清单,国际及双边会议的有关材料(含论文),与国(境)外单位开展合作的文件材料,师生员工参加国际会议的报告及上级批复,交流活动(讲学、科研学术研讨会、课题研究、访问交流等)中形成的文件材料。

二、归档要求

1.2019年4月30日前,学校各二级学院、处室需移交2018年度归档范围所涉及的外事材料,之前年度应归档材料尚未移交的也应及时补交归档。除图片、实物、宣传材料外,归档材料一般为A4纸质文件(有电子版的同时提交电子文件),所有材料应完整、准确、清晰。

2.外事档案形成部门整理好材料后,可每半年向档案室移交外事材料并办理移交手续。提交材料的同时,必须提交《无锡太湖学院外事材料归档表》(见附件),且需各学院、处室外事秘书及院长(处室负责人)签字确认;

3.国际交流与合作处和档案室共同对归档文件材料进行审核,对不符合规定的材料,归档人员应及时整改或者重新整理。符合归档要求后,外事档案形成部门、档案室、国际交流与合作处均要在移交清单上签字并各留一份备考,移交清单应一式三份。

三、联系方式

许老师(档          室):13506190200

周老师(国际交流与合作处) :18912389390

特此通知

 

国际交流与合作处   档案室  

                        20193月12

 

附件:无锡太湖学院外事材料归档表.docx

 

 

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